El sistema de gestión exige que cada proceso incluido en el mapa, tenga un responsable. Actualmente la gestión en la UIB es de tipo vertical, es decir cada vicerrectorado, centro, servicio o unidad tiene asignado un responsable, pero muy a menudo los procesos son transversales, es decir afectan a, diferentes unidades que tienen una cabeza diferente.

Las sucesivas evaluaciones realizadas hasta ahora han evidenciado que el nivel de calidad de las acciones disminuye cuando un proceso pasa de una unidad a otra. La obtención de buenos
resultados exige que haya una persona que vigile el proceso en toda su magnitud y que pueda coordinar los esfuerzos que realizan los diferentes implicados. Todo ello, no implica cambiar ni
menosprecios las funciones tradicionales de los cargos académicos o administrativos.

El responsable supervisará, de principio a fin la gestión del proceso que le ha sido asignado y velará y propondrá las medidas pertinentes que aseguren la mejora continua del mismo. Podrá constituir grupos de mejora, formar equipos de trabajo, etc. Serán elegidos entre las personas participantes en cada uno de los procesos. Deben conocer el proceso en profundidad y trabajar directamente en él.

Funciones

• Velar por la consecución de los objetivos establecidos en el proceso del que es responsable.
• Elaborar, revisar y mantener actualizado el procedimiento que describe el proceso del que es responsable.
• Establecer, definir, medir, calcular y mantener actualizados los indicadores necesarios para controlar y hacer el seguimiento del proceso del que es responsable.
• Diseñar los formatos y / o formularios necesarios para el control del proceso.
• Establecer las evidencias y registros que se han de recoger y definir la forma de conservación.
• Mejorar continuamente el proceso del que es responsable.